Sayın abonemiz,
Belediyelerde müdürlüklerin kurulması, kaldırılması veya birleştirilmesi tamamen Belediye Meclisi'nin yetkisindedir. Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümleri çerçevesinde, belediyenizin nüfus grubuna göre ihdas edilebilecek müdürlükler arasında Veteriner Hizmetleri Müdürlüğü'nün bulunup bulunmadığı veya mevcut norm kadro tavanınızın bu değişikliğe uygunluğu kontrol edilmelidir.
Belediye Başkanı’nın teklifi ile konunun Belediye Meclisi gündemine alınması gerekir. Meclis kararıyla;
- Destek Hizmetleri Müdürlüğü'nün kapatılmasına,
- Veteriner Hizmetleri Müdürlüğü'nün kurulmasına,
- Yazı İşleri Müdürlüğü'nün görev alanının genişletilmesine (devredilen alım/ihale yetkileri dahil) dair karar alınır.
Meclis kararı alındıktan sonra, norm kadro cetvellerinde (D-1/D-2 veya ilgili dolu-boş kadro cetvellerinde) gerekli değişiklikler yapılır.
Norm kadro standartlarına ilişkin usul ve esaslar doğrultusunda, yapılan bu değişikliklerin ilgili kurum ve mercilere (Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı / Yerel Yönetimler Genel Müdürlüğü) bildirilmesi/işlenmesi sağlanır.
Kapatılan Destek Hizmetleri Müdürlüğü'nün alım yetkileri buraya devredileceği için, Yazı İşleri Müdürlüğü’nün Görev, Yetki ve Çalışma Esasları Yönetmeliği güncellenmelidir. Müdürlüğün görevleri arasına "satınalma, ihale ve destek hizmetleri yürütülmesi" gibi ibareler eklenmelidir.
Yeni kurulan müdürlük için sıfırdan bir Görev, Yetki ve Çalışma Esasları Yönetmeliği taslağı hazırlanarak yine Meclis onayından geçirilmelidir. Karar ve Yönetmelik Onay için Çevre Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı (Yerel Yönetimler Genel Müdürlüğüne) gönderilir.Yönetmelikte parasal ve mali hüküm bulunması durumunda Bakanlıkça Sayıştay ve Hazine ve Maliye Bakanlığı görüşüne başvurulur. Yönetmelik belediyenin web sayfasında duyurularak kamuoyuna duyurulur.
5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 32. maddesi gereğince, bütçeyle ödenek tahsis edilen harcama birimlerinin yöneticisi harcama yetkilisidir. Destek Hizmetleri'nin bütçesi ve harcama yetkisi, Yazı İşleri Müdürlüğü bütçesiyle birleştirilecek veya Yazı İşleri Müdürü yeni harcama yetkilisi olarak tanımlanacaktır.
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında ihale yetkilisi üst yöneticidir (Belediye Başkanı). Ancak ihale yetkisi devri yapılacaksa, Yazı İşleri Müdürü adına imza yetkileri ve ihale komisyonu teşkilat yeniden düzenlenmelidir. (Not: Yazı İşleri Müdürlüğü geleneksel olarak idari işler ve karar süreçleriyle ilgilendiğinden, alım yetkilerinin buraya verilmesi durumunda personelin iş yükü ve unvan uyumu (örneğin İdari ve Mali İşler şeklinde birleştirilmesi veya Yazı İşleri bünyesinde bir şeflik kurulması) operasyonel açıdan ayrıca değerlendirilmelidir.)
Kapatılan Destek Hizmetleri Müdürlüğü'nün yılı bütçesinde kalan ödenekleri, Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği kurallarına uygun olarak (gerekiyorsa meclis/meclis plan bütçe komisyonu kararı veya yasal aktarma limitleri çerçevesinde) Yazı İşleri Müdürlüğü veya ilgili bütçe kodlarına aktarılmalıdır.
Destek Hizmetleri'ne ait taşınırlar (demirbaşlar, ambar stokları) ile ihale dosyaları ve arşiv kayıtları tutanakla Yazı İşleri Müdürlüğü'ne devredilmelidir. Veterinerlik hizmetleri için ise gerekli taşınır/altyapı tahsisleri tamamlanmalıdır.
Alternatif seçenek:
Mahalli idarelerde (Belediyelerde) müdürlüklerin kurulması, kapatılması ve yetki/görev devirleri, 5393 sayılı Belediye Kanunu ve ilgili norm kadro mevzuatına göre belirli bir idari ve hukuki süreç izlenerek gerçekleştirilir.
Belediyelerde müdürlük ihdası (kurulması) ve iptali (kapatılması) işlemleri meclis kararına ve norm kadro standartlarına dayanır.
- Norm Kadro Uygunluğu: Belediyenizin norm kadro unvan grubuna ve kadro derecelerine uygun olarak kapatılacak ve kurulacak müdürlüklerin meclis kararı ile onaylanması gerekir.
- Meclis Kararı: 5393 sayılı Belediye Kanunu'nun 18/l bendine göre; "Norm kadro çerçevesinde belediyenin ve bağlı kuruluşlarının kadrolarının ihdas, iptal ve değiştirilmesine karar vermek" belediye meclisinin yetkisindedir.
- Meclis Gündemi: İlk toplantıda Destek Hizmetleri Müdürlüğü'nün iptal edilmesi/kapatılması ve yerine Veteriner Hizmetleri Müdürlüğü'nün kurulması hususu meclis gündemine alınarak karar alınmalıdır.
2. Norm Kadro Değişikliği İçin Bakanlık/ÇŞİDB Onayı
Belediye meclis kararı alındıktan sonra, norm kadro cetvellerinde yapılacak bu değişiklik (bir müdürlüğün iptali, yenisinin ihdası), ilgili bakanlığın (Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı / Yerel Yönetimler Genel Müdürlüğü) onayına veya bilgi/uygulamasına sunulur. Norm kadro standartları tebliği çerçevesinde işlem kesinleştirilir.
3. Görev ve Yetki Devri (Alım Yetkilerinin Yazı İşleri Müdürlüğü'ne Verilmesi)
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve ilgili harcama usulleri gereğince, ihale yetkilisi ve harcama yetkilisi unvanları müdürlüklere veya doğrudan üst yönetici (Belediye Başkanı) tarafından görevlendirilen kişilere verilir.
- Harcama Yetkisi ve İhale Yetkilisi: Destek Hizmetleri Müdürlüğü kapatıldığı için, bu müdürlüğün yürüttüğü mal/hizmet alımları ve yapım işlerine ilişkin yetkiler otomatik olarak boşa çıkacaktır. Bu yetkilerin Yazı İşleri Müdürlüğü'ne devredilebilmesi için:
- İç Kontrol ve Yetki Devri: 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu'nun harcama yetkililiğini düzenleyen 38. maddesi ve genel bütçe dışı idarelerdeki yetki devri esaslarına dayanarak; Belediye Başkanı tarafından Yazı İşleri Müdürlüğü'ne harcama yetkisi ve ihale yetkililiği devredilmelidir.
- Müdürlük Görev Unvanı ve Yönetmelik Değişikliği: Yazı İşleri Müdürlüğü'nün görev, yetki ve sorumluluklarını düzenleyen "Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği" meclis kararıyla güncellenmeli; destek hizmetlerine ait alım/ihale süreçlerinin bu müdürlüğe verildiği yönetmelik maddelerine eklenmelidir.
4. Personel, Dosya ve Demirbaşların Devri
- Kapatılan Destek Hizmetleri Müdürlüğü'nde görev yapan personelin, dosyaların, arşivin ve taşınır/demirbaşların ilgili diğer müdürlüklere (özellikle alım yetkilerini devredeceğiniz Yazı İşleri Müdürlüğü'ne ve yeni kurulan Veteriner Hizmetleri Müdürlüğü'ne) bir tutanakla devredilmesi gerekir.
- Taşınır Mal Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde gerekli taşınır devir işlemleri yapılmalıdır.
5. İmza Sirküleri ve Sistem Tanımlamaları
- EKAP ve Mali Sistemler: Alım yetkileri Yazı İşleri Müdürlüğü'ne devredildiği için Kamu İhale Bülteni / EKAP (Kamu İhale Kurumu) sisteminde ve belediyenin harcama/muhasebe yazılımlarında (örneğin KBS veya yerel yönetim bütçe programları) gerekli yetkilendirme ve unvan değişiklikleri yapılmalıdır.
- Banka ve İmza Yetkileri: Yazı İşleri Müdürü'nün harcama yetkilisi olması durumunda banka imza sirküleri güncellenmelidir.
Özetle:
- Belediye Meclisi'nde Destek Hizmetleri'nin kapatılması ve Veteriner Hizmetleri'nin kurulması kararı alınması,
- Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği'nin alım süreçlerini kapsayacak şekilde meclis kararıyla güncellenmesi,
- Belediye Başkanı oluru ile harcama ve ihale yetkisinin Yazı İşleri Müdürlüğü'ne devredilmesi,
- EKAP, mali sistem ve idari kayıtlarda güncellemelerin tamamlanması.
Belirtmek gerekirse; Destek Hizmetleri Müdürlüğü'nün kapatılması ve Veteriner Hizmetleri Müdürlüğü'nün kurulması idari olarak yapılabilir bir hamle olsa da, satın alma, ihale ve idari destek fonksiyonlarının Yazı İşleri Müdürlüğü'ne devredilmesi teoride ve pratikte ciddi sakıncalar barındırır. Bu görüşünüzü destekleyen temel gerekçeler şunlardır:
1. İşlevsel Uyumsuzluk (Ana Hizmet vs. Destek Hizmeti)
- Yazı İşleri Müdürlüğü: Evrak kayıt, meclis ve encümen sekretaryası, karar yazımı, evrakın dağıtımı ve kurumsal yazışmalar gibi tamamen idari bürokrasiye ve karar organlarına destek veren bir ana/idari birimdir.
- Destek Hizmetleri Müdürlüğü: Doğrudan mal ve hizmet alımları, ihale hazırlıkları, taşınır kayıt kontrol işlemleri, araç parkı, lojistik ve idari operasyonel işleri yürüten bir operasyonel/destek birimidir.
- Yazı İşleri Müdürlüğü'ne bu denli yoğun bir ihale, piyasa araştırması, doğrudan temin ve satın alma yükünün verilmesi, müdürlüğün asli ve hassas görevleri olan meclis/encümen süreçlerini ve evrak güvenliğini olumsuz etkiler.
2. İş Yükü ve Uzmanlık Alanı Farklılığı
- Satın alma süreçleri; 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Sözleşme Kanunu, Kamu İhale Genel Tebliği, Taşınır Mal Yönetmeliği ve bütçe/muhasebe mevzuatına hakim olmayı gerektiren teknik ve hukuki açıdan riskli süreçlerdir.
- Yazı İşleri personeli ve yöneticilerinin profili genelde bu idari/hukuki alım süreçlerinden ziyade büro yönetimine yöneliktir. Alım yetkilerinin buraya yığılması hem işlerin aksamasına hem de denetimlerde (Sayıştay vb.) yetki-görev karmaşasından kaynaklı bulgulara yol açabilir.
3. Alternatif ve Daha Doğru Çözüm Önerileri
Eğer belediyenizde Destek Hizmetleri Müdürlüğü kapatılacaksa, alım-satım ve ihale yetkilerinin Yazı İşleri yerine şu birimlere paylaştırılması veya konumlandırılması idari açıdan çok daha rasyonel olacaktır:
- Mali Hizmetler Müdürlüğü Bünyesinde Toplamak: Alım-satım yetkileri bütçe ve harcama süreçleriyle doğrudan bağlantılı olduğu için, mali disiplin açısından bu işlerin Mali Hizmetler bünyesindeki bir şefliğe (örneğin Satın Alma / İhale Şefliği) bağlanması daha yaygın bir uygulamadır.
- Yetkileri Doğrudan İlgili Müdürlüklere Dağıtmak: Yatırım ve alım yapan birimlerin (Fen İşleri, Park ve Bahçeler vb.) kendi ihale ve doğrudan teminlerini kendi içlerinde yapabilmesi (harcama yetkisinin ilgili teknik müdürlüklere verilmesi), Destek Hizmetleri'ne olan bağımlılığı ortadan kaldırır.
- Özel Kalem veya Genel Sekreter Yardımcılığına Bağlı Bir Şeflik: İdari alımların daha esnek yürütülmesi isteniyorsa doğrudan üst yönetime bağlı bir birim çatısı altında toplanabilir.
Özetle; Yazı İşleri Müdürlüğü'nün yapısı gereği alım-satım merkezi haline getirilmesi idari verimliliği düşüreceği gibi kurumsal hiyerarşide de karmaşaya neden olacağı değerlendirilmektedir. Sizin belediyenizde Destek Hizmetleri'nin kapatılma gerekçesi nedir; alım yetkilerini Yazı İşleri'ne vermekten ziyade bu işleri doğrudan harcama yapan teknik müdürlüklere (Fen İşleri, Veterinerlik vb.) bölüştürmek bir alternatif olarak değerlendirildi mi?
Belediye başkanlarının zaman zaman pratik çözümler üretmek veya kendi nazarında yapıları küçültmek/birleştirmek amacıyla bu tür pratik kararlar alabildiğini görüyoruz; ancak sahadaki gerçeklikle ve mevzuatın mantığıyla hiç bağdaşmıyor.
Başkanın bu düşüncesi hayata geçirilecek olursa, yazı işleri gibi hassas ve kritik bir birimin aniden devasa bir ihale ve satın alma merkezine dönüşeceğini, asıl yapması gereken meclis, encümen ve resmi yazışma süreçlerinin ise tamamen aksadığını çok kısa sürede görülecektir.. Yazı işleri personelinin uzmanlık alanı ile ihale/satın alma süreçlerinin gerektirdiği mali ve teknik altyapı tamamen farklı kriterlere sahiptir.
Kanaatimiz bu kararı uygulamaya geçirmeden önce bu teknik ve idari sakıncaları başkana doğru bir dille aktarabilir ve bu yanlıştan dönmesini sağlayabilirsiniz. Yoksa hem süreçlerin kilitleneceği, hem de ilk Sayıştay denetiminde ciddi sıkıntılar yaşanabileceği açıktır.
Bu süreçte başkana sunabileceğiniz alternatif daha mantıklı bir model (örneğin alımların doğrudan ilgili müdürlüklere bağlanması gibi) yolun denenmesinin daha uygun olabileceği görüşündeyiz.
